Ngày 27 tháng 10 năm 2025, Chính phủ ban hành Nghị định số 280/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 07/2025/NĐ-CP.
Sau khi sắp xếp chính quyền địa phương 2 cấp thì quy định về công tác chứng thực theo Nghị định số 23/2015/NĐ-CP có nhiều nội dung đã không còn phù hợp nữa như: quy định chứng thực đối với Phòng Tư pháp cấp huyện,…. Do đó, Chính phủ đã chỉ đạo xây dựng và ban hành Nghị định sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 07/2025/NĐ-CP với nhiều nội dung mới phù hợp với tình hình thực tế. Cụ thể:
Thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực được quy định như sau:
(1) Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền và trách nhiệm:
(i) Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận;
(ii) Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản;
(iii) Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài;
(iv) Chứng thực giao dịch liên quan đến tài sản là động sản;
(v) Chứng thực giao dịch liên quan đến quyền của người sử dụng đất theo quy định của pháp luật về đất đai;
(vi) Chứng thực giao dịch về nhà ở theo quy định của pháp luật về nhà ở;
(vii) Chứng thực di chúc;
(viii) Chứng thực văn bản từ chối nhận di sản;
(ix) Chứng thực văn bản phân chia di sản là tài sản quy định tại các điểm (iv), (v) và (vi) trên.
(2) Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã chỉ đạo và tổ chức thực hiện hoạt động chứng thực quy định tại (1) trên địa bàn.
Việc ủy quyền, phân công thực hiện các việc chứng thực quy định tại (1) và việc ký, sử dụng con dấu khi thực hiện chứng thực được thực hiện theo quy định pháp luật về tổ chức chính quyền địa phương, pháp luật về tổ chức cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp xã và pháp luật có liên quan.
(3) Cơ quan đại diện có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực các việc quy định tại các điểm (i) (ii) (iii) khoản (1). Viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự ký chứng thực và đóng dấu của Cơ quan đại diện.
(4) Công chứng viên có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực các việc quy định tại các điểm (i) (ii) (iii) khoản (1), ký chứng thực và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng.
Quy định trách nhiệm của cơ quan, tổ chức trong việc tiếp nhận bản sao, giấy tờ, tài liệu được cấp dưới dạng văn bản điện tử như sau:
(1) Trường hợp pháp luật quy định nộp bản sao thì cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tiếp nhận bản sao không được yêu cầu xuất trình bản sao có chứng thực, chỉ có quyền yêu cầu xuất trình bản chính hoặc bản sao từ sổ gốc để đối chiếu hoặc tiến hành xác minh khi có căn cứ về việc bản sao giả mạo, bất hợp pháp.
(2) Trường hợp pháp luật quy định nộp bản sao từ sổ gốc hoặc bản sao có chứng thực thì cơ quan, tổ chức tiếp nhận không được yêu cầu xuất trình bản chính, trừ trường hợp có căn cứ về việc bản sao giả mạo, bất hợp pháp thì yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu hoặc tiến hành xác minh nếu thấy cần thiết.
(3) Trường hợp pháp luật quy định giấy tờ, tài liệu được cấp dưới dạng bản điện tử thì cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tiếp nhận, sử dụng bản điện tử đó, không được yêu cầu nộp bản giấy hoặc bản sao có chứng thực; trừ trường hợp có căn cứ cho rằng bản điện tử giả mạo, bất hợp pháp thì phải xử lý theo thẩm quyền hoặc báo cáo cơ quan có thẩm quyền giải quyết.
Nghị định số 280/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ 01/11/2025./.
Mỹ Ngọc
