Trong quản lý nhà nước, xử phạt vi phạm hành chính (VPHC) là một biện pháp quan trọng nhằm giữ gìn trật tự, kỷ cương. Tuy nhiên, để một quyết định xử phạt có giá trị pháp lý, cơ quan có thẩm quyền phải tuân thủ đúng trình tự, thủ tục ban hành theo quy định Luật số 15/2012/QH13 Xử lý vi phạm hành chính năm 2012 (được sửa đổi, bổ sung năm 2020, 2022); Luật số 88/2025/QH15 sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Xử lý vi phạm hành chính (sau đây gọi tắt là Luật); Nghị định số 118/2021/NĐ-CP ngày 23/12/2021 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Xử lý vi phạm hành chính (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 68/2025/NĐ-CP ngày 13/8/2025); Nghị định số 189/2025/NĐ-CP ngày 01/7/2025 của Chính phủ quy định chi tiết Luật Xử lý vi phạm hành chính về thẩm quyền xử phạt vi phạm hành chính và các văn bản hướng dẫn có liên quan.
Hình ảnh minh họa
Để ban hành một Quyết định xử phạt vi phạm hành chính hợp pháp trước hết phải đảm bảo các nguyên tắc chung đó là:
Một là, Quyết định xử phạt vi phạm hành chính phải được ban hành trên cơ sở biên bản vi phạm hành chính đảm bảo tính hợp pháp, tính hợp lý.
Hai là, Trình tự, thủ tục ban hành Quyết định xử phạt phải tuân thủ chặt chẽ về thời hiệu, thời hạn, thẩm quyền, nội dung, thể thức.
Ba là, Người vi phạm có quyền được giải trình, cung cấp chứng cứ để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp.
Trên cơ sở nghiên cứu các căn cứ pháp lý nêu trên, nhận thấy có 06 bước thực hiện cơ bản trong quy trình ban hành Quyết định xử phạt vi phạm hành chính cụ thể sau đây:
Thứ nhất, phát hiện hành vi vi phạm hành chính
Người có thẩm quyền hoặc người được giao thực hiện công vụ khi phát hiện hành vi vi phạm phải tiến hành lập biên bản ngay.
Lưu ý: cần làm rõ tình tiết, tài liệu, thu thập chứng cứ, đây là bước cần để làm rõ hành vi vi phạm, tình tiết tăng nặng, giảm nhẹ và nhân thân của người vi phạm... Tài liệu, chứng cứ được thu thập và ghi nhận trong hồ sơ vụ việc để phục vụ cho bước tiếp theo.
Thứ hai, lập biên bản vi phạm hành chính
Ngay khi phát hiện hành vi vi phạm, người có thẩm quyền phải tiến hành lập biên bản theo mẫu số “MBB01” (phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 68/2025/NĐ-CP). Nội dung chi tiết của biên bản vi phạm hành chính được quy định theo Điều 58 Luật.
Trường hợp chỉ áp dụng cảnh cáo hoặc phạt tiền đến 500.000 đồng (cá nhân), 1.000.000 đồng (tổ chức) thì ra quyết định xử phạt tại chỗ, không lập biên bản
Lưu ý: Biên bản phải ghi đầy đủ: thời gian, địa điểm, thông tin người vi phạm, hành vi vi phạm, chứng cứ liên quan, ý kiến giải trình ban đầu, chữ ký các bên, đặc biệt là mô tả cụ thể hành vi vi phạm….
Thứ ba, xem xét ý kiến giải trình
Cá nhân, tổ chức vi phạm có quyền trình bày ý kiến, cung cấp tài liệu, chứng cứ để giải trình trực tiếp trong 02 ngày làm việc hoặc giải trình bằng văn bản trong 05 ngày làm việc (Điều 61 Luật), việc này nhằm bảo đảm tính khách quan và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của người vi phạm.
Người có thẩm quyền xử phạt ghi nhận, xem xét đầy đủ trước khi ra quyết định.
Thứ tư, ra quyết định xử phạt
Người có thẩm quyền căn cứ biên bản vi phạm hành chính, chứng cứ và ý kiến giải trình (nếu có) để ra quyết định. Quyết định xử phạt vi phạm hành chính phải được ban hành trong thời hạn:
- 07 ngày làm việc đối với vụ việc đơn giản;
- 01 tháng đối với vụ việc cần xác minh, có nhiều tình tiết phức tạp;
- Trường hợp đặc biệt được gia hạn, nhưng không quá 02 tháng.
Nội dung quyết định xử phạt cần nêu rõ hành vi vi phạm, căn cứ pháp lý, hình thức xử phạt, mức phạt, biện pháp khắc phục hậu quả, thời hạn thi hành, quyền khiếu nại và khởi kiện (Điều 68 Luật). Quyết định phải ký, đóng dấu theo thẩm quyền và ban hành theo mẫu thống nhất “MQĐ02” (phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 68/2025/NĐ-CP).
Lưu ý: Trường hợp cần thiết người có thẩm quyền xử phạt có trách nhiệm xác minh các tình tiết (Điều 59 Luật) có hay không có vi phạm hành chính; mức độ lỗi, nhân thân của cá nhân vi phạm hành chính; Tình tiết tăng nặng, giảm nhẹ; Tính chất, mức độ thiệt hại do vi phạm hành chính gây ra;…
Thứ năm, giao và tổ chức thi hành quyết định
Quyết định được giao trực tiếp cho người vi phạm hoặc gửi qua bưu chính trong 02 ngày làm việc nếu họ vắng mặt.
Người vi phạm phải tự nguyện chấp hành trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày nhận quyết định (trừ khi có quy định khác). Trường hợp không tự nguyện thi hành, cơ quan có thẩm quyền áp dụng biện pháp cưỡng chế thi hành.
Thứ sáu, lưu trữ hồ sơ và cập nhật cơ sở dữ liệu
Tất cả tài liệu liên quan, từ biên bản, quyết định đến chứng cứ kèm theo, được lưu thành hồ sơ theo quy định công tác văn thư lưu trữ. Đồng thời, cơ quan có thẩm quyền xử phạt có trách nhiệm cập nhật kết quả xử phạt vào Cơ sở dữ liệu về xử lý vi phạm hành chính, mục đích để phục vụ quản lý nhà nước trong công tác theo dõi, thống kê, đánh giá tình hình vi phạm hành chính; hỗ trợ cơ quan có thẩm quyền khi áp dụng biện pháp xử lý, tránh tình trạng trùng lặp hoặc bỏ sót; làm căn cứ pháp lý cho việc xác định tình tiết tái phạm, vi phạm nhiều lần và tăng cường tính công khai, minh bạch và cải cách hành chính trong xử lý vi phạm.
Hình ảnh minh họa
Hay nói cách khác, Cơ sở dữ liệu quốc gia về xử lý vi phạm hành chính đây là “ngân hàng dữ liệu điện tử toàn quốc” về xử lý vi phạm hành chính, được xây dựng để các cơ quan quản lý dễ dàng tra cứu, giám sát và bảo đảm áp dụng pháp luật thống nhất.
Toám lại, quy trình sáu bước nêu trên thể hiện rõ sự chặt chẽ trong hoạt động xử phạt vi phạm hành chính: vừa bảo đảm tính nghiêm minh của pháp luật, vừa bảo đảm quyền và lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá nhân vi phạm. Đây là căn cứ để các cơ quan, đơn vị và cán bộ thực thi công vụ áp dụng thống nhất, hạn chế sai sót, góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước.
Trình tự, thủ tục ban hành quyết định xử phạt vi phạm hành chính không chỉ là yêu cầu pháp lý bắt buộc, mà còn là công cụ bảo đảm tính minh bạch, công bằng trong xử lý. Nắm vững quy trình này là điều kiện tiên quyết để mỗi quyết định xử phạt được thực hiện đúng luật, có giá trị răn đe và tính thuyết phục trong xã hội.
Đặng Ngọc – Sở Tư pháp
