Theo đó, Sở Nội vụ đề nghị các cơ quan, đơn vị thực hiện các nội dung sau:
- Hàng năm, ban hành Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ; Danh mục hồ sơ, tài liệu cơ quan (căn cứ Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư).
- Chủ động phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông để nâng cấp phần mềm quản lý văn bản và chỉ đạo điều hành nhằm triển khai thực hiện tốt việc phát hành văn bản điện tử và lập hồ sơ trên môi trường mạng.
- Bố trí phòng, kho lưu trữ và trang thiết bị đảm bảo đúng quy định để bảo quản hồ sơ, tài liệu an toàn, thuận tiện cho việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ (như quạt hút, hệ thống báo cháy, máy điều hòa, giá kệ, bìa, hộp bảo quản tài liệu) đặc biệt chú trọng công tác phòng cháy, chữa cháy.
- Đối với các cơ quan, tổ chức triển khai thực hiện theo Đề án chỉnh lý tài liệu tồn đọng, tích đóng phải tiến hành kiểm tra, giám sát và tổ chức nghiệm thu theo quy định.
- Đối với các cơ quan, đơn vị có thay đổi về cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ cần sửa đổi, bổ sung hoặc ban hành mới Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu (thực hiện theo Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội vụ Quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức).
Bên cạnh đó, Sở Nội vụ cũng đề nghị các cơ quan, đơn vị, địa phương gửi Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ; Danh mục hồ sơ, tài liệu cơ quan hàng năm; Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu và Quy chế công tác văn thư, lưu trữ về Sở Nội vụ chậm nhất là hết quý I hàng năm để tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân thành phố theo quy định./.
PHÒNG NGHIỆP VỤ 1 - STP
