Ngày 27/10/2026, Ủy ban nhân dân thành phố Cần Thơ ban hành Quyết định số 5451/QĐ-UBND ban hành Quy chế quản lý, vận hành, khai thác Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành thành phố Cần Thơ. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.
Quy chế này quy định về việc quản lý, vận hành, khai thác Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành thành phố Cần Thơ (sau đây viết tắt là Hệ thống QLVB). Quy chế này không áp dụng đối với việc gửi, nhận, quản lý, lưu trữ các tài liệu, loại văn bản thuộc chế độ mật theo quy định hiện hành.
Đối tượng áp dụng gồm: (1) Ủy ban nhân dân thành phố, Sở, ban, ngành và đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Ủy ban nhân dân thành phố. (2) Đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc Sở, ban, ngành hoặc trực thuộc các đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Ủy ban nhân dân thành phố. 3. Ủy ban nhân dân xã, phường và các phòng chuyên môn, Trung tâm Phục vụ hành chính công thuộc Ủy ban nhân dân xã, phường.
Theo đó, hệ thống Quản lý văn bản và điều hành là hệ thống thông tin được xây dựng với chức năng chính là quản lý, xử lý văn bản và hồ sơ công việc, hỗ trợ chỉ đạo, điều hành, tác nghiệp và theo dõi tình hình thực hiện nhiệm vụ trong cơ quan nhà nước trên môi trường điện tử.
Tại Quy chế quy định nguyên tắc sử dụng Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành thành phố Cần Thơ như sau:
(1) Việc tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử được thực hiện theo nguyên tắc quy định tại Điều 5 của Luật Giao dịch điện tử và tuân theo các quy định khác của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước, an ninh, an toàn thông tin và văn thư, lưu trữ.
(2) Tất cả các văn bản điện tử thuộc thẩm quyền ban hành và giải quyết của cơ quan nhà nước trong thành phố được phát hành, tiếp nhận thống nhất qua Hệ thống QLVB, trừ trường hợp bên gửi hoặc bên nhận chưa đáp ứng các yêu cầu về hạ tầng kỹ thuật, công nghệ, an toàn thông tin, giải pháp kết nối, liên thông để phát hành, tiếp nhận văn bản điện tử. Trường hợp văn bản khẩn cấp cần xử lý ngay nhưng Hệ thống QLVB gặp sự cố kỹ thuật hoặc mất kết nối, đơn vị phát hành văn bản giấy và thực hiện cập nhật bổ sung trên Hệ thống QLVB sau khi khắc phục sự cố.
(3) Bên nhận có quyền từ chối tiếp nhận văn bản điện tử, nếu văn bản điện tử đó thuộc các trường hợp: không bảo đảm nguyên tắc, yêu cầu về phát hành, tiếp nhận, văn bản không đúng thẩm quyền, không liên quan đến đơn vị hoặc đã nhận được thông tin tương tự và chịu trách nhiệm về việc từ chối đó, đồng thời bên nhận phản hồi cho bên gửi được biết thông qua Hệ thống QLVB.
(4) Xử lý văn bản, hồ sơ công việc của cơ quan trên môi trường điện tử đúng quy trình để bảo vệ an toàn, bảo mật thông tin và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá nhân theo quy định của cấp có thẩm quyền.
(5) Hệ thống đảm bảo luồng dữ liệu thông suốt đến cấp xã theo Khung Kiến trúc tổng thể quốc gia số. Mọi văn bản, điều hành tại cấp xã được số hóa và liên thông với cấp thành phố theo thời gian thực để phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo. 6. Bên nhận văn bản có trách nhiệm thông báo ngay trong ngày cho bên gửi việc đã nhận văn bản bằng chức năng của Hệ thống QLVB (bên nhận thông báo cho bên gửi ngay khi nhận được văn bản đối với trường hợp văn bản hỏa tốc).
Quy chế cũng quy định về phát hành văn bản điện tử như sau:
- Văn bản điện tử sau khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt, ký số theo đúng quy định của pháp luật được chuyển đến văn thư cơ quan để làm thủ tục phát hành văn bản.
- Văn thư cơ quan cấp số, thời gian ban hành văn bản bằng chức năng của Hệ thống QLVB; ký số của cơ quan, đơn vị theo quy định và phát hành văn bản điện tử đến bên nhận. Trường hợp cần phát hành văn bản điện tử từ văn bản giấy, văn thư cơ quan thực hiện theo quy định tại điểm c khoản 1 Điều 25 của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.
- Bên gửi thực hiện việc kiểm tra, theo dõi, bảo đảm văn bản điện tử được gửi đến đúng bên nhận. Trường hợp thu hồi văn bản điện tử, bên gửi cần thông báo trên Hệ thống QLVB (phát hành văn bản thu hồi) cho bên nhận biết để xử lý văn bản điện tử được thu hồi. Bên nhận thực hiện hủy bỏ văn bản điện tử được thu hồi đó trên Hệ thống QLVB, đồng thời thông báo việc đã xử lý văn bản điện tử được thu hồi thông qua Hệ thống QLVB để bên gửi biết.
- Người có thẩm quyền có thể ký số trên máy tính cá nhân bằng thiết bị lưu khóa bí mật (USB Token) hoặc trên thiết bị di động thông minh bằng sim ký số.
- Những văn bản phát hành có nội dung thuộc quy định tại khoản 1 Điều 4 của Nghị định số 42/2022/NĐ-CP ngày 24 tháng 6 năm 2022 của Chính phủ quy định về việc cung cấp thông tin và dịch vụ công trực tuyến của cơ quan nhà nước trên môi trường mạng, nơi nhận cần gửi đến Cổng Thông tin điện tử thành phố theo đúng quy định tại khoản 1 Điều 5 của Nghị định số 42/2022/NĐ-CP.
- 100% văn bản đi của các cơ quan, đơn vị, địa phương trên địa bàn thành phố phải thực hiện ký số chuyên dùng và phát hành bằng văn bản điện tử qua Hệ thống QLVB; không sử dụng văn bản giấy (trừ trường hợp pháp luật có quy định khác; văn bản mật; hồ sơ có thành phần phức tạp).
Việc sử dụng chữ ký số được quy định như sau:
- Văn bản điện tử luân chuyển trên Hệ thống QLVB thực hiện tích hợp chữ ký số theo đúng các quy định tại Luật Giao dịch điện tử và các văn bản liên quan nhằm đảm bảo tính tin cậy và xác thực của dữ liệu.
- Sử dụng chữ ký số và chứng thư số do Ban Cơ yếu Chính phủ cung cấp trong Hệ thống QLVB.
- Thông tin ký số và hình ảnh hiển thị trên văn bản điện tử phải thực hiện đúng thẩm quyền.
- Vị trí, hình ảnh chữ ký số của người có thẩm quyền và chữ ký số của cơ quan, đơn vị thực hiện theo quy định tại Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.
- Khi phát hành văn bản điện tử có tài liệu kèm theo, các cơ quan, đơn vị thực hiện theo quy định tại điểm b khoản 8 Mục II Phần I Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.
- Tài liệu đã ký số được xác thực trực tiếp qua Hệ thống QLVB hoặc phần mềm do Ban Cơ yếu Chính phủ cung cấp.
Ngoài ra, tại Quy chế quy định trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị như sau:
(1) Sở Khoa học và Công nghệ
- Chủ trì, phối hợp với Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố và các cơ quan liên quan tổ chức thực hiện kiểm tra, hướng dẫn, đôn đốc các cơ quan, đơn vị thực hiện thống nhất Quy chế này.
- Quản trị chung về mặt kỹ thuật Hệ thống QLVB; đảm bảo hạ tầng công nghệ thông tin đáp ứng cho việc vận hành ổn định, thông suốt, đảm bảo an toàn, an ninh thông tin; đầu mối tiếp nhận các yêu cầu điều chỉnh và cấp tài khoản quản trị cho các cơ quan, đơn vị sử dụng. Xem xét, chấp thuận cho các cơ quan, đơn vị ngoài danh mục quy định tại Điều 2 của Quy chế này có triển khai Hệ thống QLVB riêng được kết nối, liên thông với Hệ thống QLVB do Sở Khoa học và Công nghệ triển khai.
- Thường xuyên rà soát, kiểm tra, phát hiện và khắc phục những sự cố kỹ thuật; hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các tổ chức, cá nhân trong quá trình sử dụng Hệ thống QLVB.
- Tổ chức đào tạo, tập huấn sử dụng Hệ thống QLVB cho các cơ quan, đơn vị.
- Chủ trì, lập dự trù kinh phí hằng năm để bảo trì vận hành Hệ thống QLVB.
- Tổng hợp thông tin, ý kiến góp ý của các cơ quan, đơn vị để đề xuất hiệu chỉnh, nâng cấp Hệ thống QLVB và bổ sung, sửa đổi kịp thời Quy chế phù hợp với thực tế.
- Duy trì các Hệ thống của 03 tỉnh, thành phố (thành phố Cần Thơ, tỉnh Hậu Giang, tỉnh Sóc Trăng) trước sáp nhập phục vụ thực hiện tra cứu, truy xuất dữ liệu cũ đến khi đồng bộ hoàn toàn dữ liệu của các Hệ thống cũ sang Hệ thống QLVB hiện tại.
(2) Sở Nội vụ chủ trì, phối hợp với Sở Khoa học và Công nghệ và các cơ quan, đơn vị có liên quan thực hiện các nhiệm vụ sau:
- Tổ chức kiểm tra, theo dõi, đôn đốc việc gửi, nhận văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan, đơn vị theo Quy chế này.
- Lồng ghép vào công tác kiểm tra cải cách hành chính và đưa vào tiêu chí đánh giá, chấm điểm chỉ số cải cách hành chính hàng năm của các cơ quan, đơn vị có dựa trên các tiêu chí sử dụng Hệ thống QLVB.
- Hướng dẫn thực hiện các quy định về thể thức, kỹ thuật trình bày, lưu trữ, giao nộp, bảo quản, tiêu hủy văn bản điện tử và các nội dung khác có liên quan.
- Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ điện tử. Điều 16. Sở Tài chính Phối hợp với Sở Khoa học và Công nghệ, các cơ quan, đơn vị có liên quan căn cứ khả năng cân đối ngân sách của địa phương tham mưu Ủy ban nhân dân thành phố về kinh phí thực hiện Quy chế này theo quy định.
(3) Các cơ quan, đơn vị sử dụng
- Thủ trưởng cơ quan, đơn vị sử dụng chỉ đạo cán bộ, công chức, viên chức sử dụng hiệu quả Hệ thống QLVB; thường xuyên theo dõi, kiểm tra, đánh giá tình hình sử dụng nhằm kịp thời phát hiện, giải quyết các vướng mắc phát sinh.
- Thường xuyên theo dõi, rà soát các tài khoản người dùng của cơ quan, đơn vị, kịp thời đề nghị cấp mới, thay đổi, hủy bỏ tài khoản người dùng của cơ quan, đơn vị ngay khi có thay đổi nhân sự.
- Chỉ đạo cán bộ, công chức, viên chức thuộc thẩm quyền quản lý sử dụng tài khoản được cấp và bảo đảm tuân thủ các quy định của pháp luật về an toàn thông tin mạng, an ninh mạng và bảo mật hệ thống thông tin.
- Thực hiện xây dựng và cung cấp các quy trình xử lý văn bản đến, văn bản đi thống nhất trong nội bộ đơn vị nhằm phục vụ cho việc cấu hình quy trình xử lý văn bản trên Hệ thống QLVB.
- Tổ chức quán triệt, triển khai đầy đủ nội dung Quy chế này để sử dụng có hiệu quả Hệ thống QLVB và chứng thư số được cấp để bảo đảm việc tiếp nhận, xử lý, phát hành, quản lý văn bản điện tử trong nội bộ cơ quan, giữa các cơ quan và tổ chức được thống nhất, toàn diện.
- Bố trí, phân công cán bộ, công chức, viên chức đầu mối để duy trì hoạt động trao đổi, quản lý, xử lý văn bản điện tử trên môi trường mạng; kịp thời báo cáo, thông tin đến đầu mối Sở Khoa học và Công nghệ để khắc phục lỗi, sự cố, nâng cấp (nếu có).
(4) Cán bộ, công chức, viên chức các cơ quan, đơn vị
- Sử dụng Hệ thống QLVB theo tài khoản được cấp để giải quyết công việc được giao, tạo lập hồ sơ công việc và xử lý theo đúng quy trình, thời gian được cơ quan, đơn vị quy định, thực hiện việc quản lý và sử dụng tài khoản cá nhân theo quy định của cơ quan, đơn vị.
- Phối hợp cung cấp các thông tin cụ thể (số văn bản, cơ quan ban hành, tài khoản, nội dung lỗi,…) khi yêu cầu hỗ trợ về kỹ thuật hoặc lỗi phát sinh trong quá trình sử dụng Hệ thống QLVB.
- Thực hiện việc quản lý và sử dụng tài khoản được cấp trên Hệ thống QLVB, bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin của tổ chức, cá nhân, thay đổi mật khẩu định kỳ tối thiểu 03 (ba) tháng một lần hoặc khi có yêu cầu về bảo mật và tuân thủ các quy định hiện hành về an toàn thông tin mạng, an ninh mạng và bảo vệ hệ thống thông tin.
- Tham gia đầy đủ, nghiêm túc các buổi tập huấn, hướng dẫn sử dụng, thường xuyên nâng cao kỹ năng công nghệ thông tin để khai thác, sử dụng và vận hành Hệ thống QLVB đạt hiệu quả./.
Tác giả: Thuý Vi
