Trong xu thế hội nhập quốc tế ngày càng sâu rộng, nhu cầu giao lưu, hợp tác kinh tế, du học, lao động, định cư cũng như các quan hệ dân sự có yếu tố nước ngoài của công dân và doanh nghiệp Việt Nam gia tăng mạnh mẽ. Tuy nhiên, một trong những rào cản hành chính lớn nhất trong nhiều năm qua chính là thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự đối với các loại giấy tờ công.
Trước đây, để một văn bản, giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp được công nhận và sử dụng hợp pháp tại Việt Nam (hoặc ngược lại), người dân và tổ chức phải thực hiện quy trình xác thực qua nhiều tầng nấc phức tạp. Quy trình này thường đòi hỏi qua hai cơ quan chính: Bộ Ngoại giao (hoặc Cơ quan Đại diện Lãnh sự) của nước xuất xứ giấy tờ, và tiếp theo là Cơ quan Đại diện Ngoại giao/Lãnh sự của nước tiếp nhận. Quy trình kép này không chỉ tốn kém chi phí, mất nhiều thời gian di chuyển, mà còn gây gia tăng áp lực hành chính lên các cơ quan đại diện ở trong và ngoài nước.
Nhằm góp phần khắc phục những bất cập trên, ngày 23 tháng 7 năm 2026, Chính phủ đã chính thức ban hành Nghị định số 293/2026/NĐ-CP hướng dẫn thực thi Công ước La Hay ngày 05 tháng 10 năm 1961 về miễn hợp pháp hóa đối với giấy tờ công của nước ngoài (Công ước Apostille). Nghị định này góp phần đơn giản hóa thủ tục xác thực giấy tờ công được sử dụng giữa Việt Nam và các quốc gia có quan hệ áp dụng Công ước, giảm thời gian, chi phí thực hiện thủ tục và tạo cơ sở pháp lý cho việc triển khai các phương thức tiếp nhận, cấp và xác minh chứng nhận Apostille bằng phương thức điện tử theo quy định.
Ảnh minh họa (Nguồn: AI)
Những nội dung cốt lõi của nghị định số 293/2026/NĐ-CP:
- Thay thế Hợp pháp hóa lãnh sự bằng cơ chế Chứng nhận Apostille, điểm đổi mới mang tính cách mạng của Nghị định số 293/2026/NĐ-CP là việc xác lập cơ chế chứng nhận một lần (Apostille) giữa Việt Nam và các Quốc gia thành viên Công ước Apostille có quan hệ áp dụng.
Đối với giấy tờ Việt Nam ra nước ngoài, giấy tờ công do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam lập hoặc cấp, khi đã được cấp Chứng nhận Apostille, sẽ được công nhận và sử dụng trực tiếp tại tất cả các quốc gia thành viên của Công ước Apostille mà không cần qua thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại cơ quan đại diện ngoại giao của nước ngoài.
Đối với giấy tờ nước ngoài vào Việt Nam, giấy tờ công của các Quốc gia thành viên Công ước đã được cấp chứng nhận Apostille hợp lệ sẽ được miễn hoàn toàn thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự khi sử dụng tại Việt Nam.
Nghiêm cấm phát sinh thủ tục phụ, Nghị định quy định rõ các cơ quan, tổ chức tiếp nhận giấy tờ tại Việt Nam không được phép tự ý yêu cầu người dân hay doanh nghiệp thực hiện thêm bất kỳ thủ tục chứng nhận lãnh sự hoặc hợp pháp hóa lãnh sự nào khác đối với giấy tờ đã có Apostille.
- Về phạm vi áp dụng rộng mở và các trường hợp ngoại lệ, Nghị định số 293/2026/NĐ-CP quy định cụ thể và chi tiết về phạm vi các loại giấy tờ công thuộc diện được cấp chứng nhận Apostille (Điều 10), bao gồm:
+ Đối với Giấy tờ trong hoạt động tố tụng, thi hành án: bản án, quyết định, văn bản tố tụng của Tòa án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân, Cơ quan điều tra; văn bản thi hành án; vi bằng và văn bản do Thừa phát lại lập.
+ Đối với Giấy tờ hành chính: giấy tờ hộ tịch (khai sinh, kết hôn, khai tử,...), quốc tịch, nuôi con nuôi; phiếu lý lịch tư pháp; văn bằng, chứng chỉ, học bạ, kết quả học tập; giấy khám sức khỏe, chứng nhận y tế và các văn bản hành chính khác của cơ quan nhà nước.
+ Đối với Văn bản công chứng: các hợp đồng, giao dịch, bản dịch, bản sao đã được công chứng theo quy định của pháp luật.
+ Đối với Văn bản chứng thực: chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng, giao dịch.
Nghị định cũng loại trừ một số trường hợp không thuộc phạm vi hoặc không đủ điều kiện cấp Apostille (Điều 11) để bảo đảm an ninh pháp lý. Theo đó, việc miễn hợp pháp hóa lãnh sự không áp dụng đối với giấy tờ do viên chức ngoại giao hoặc lãnh sự lập; giấy tờ hành chính liên quan trực tiếp đến hoạt động thương mại hoặc hải quan (trừ các trường hợp có quy định riêng); giấy tờ bị tẩy xóa, sửa chữa, giả mạo, hoặc bị tuyên bố vô hiệu, thu hồi.
- Đẩy mạnh chuyển đổi số trong Triển khai Apostille điện tử (e-Apostille) và Sổ đăng ký điện tử, Nghị định 293/2026/NĐ-CP chú trọng xây dựng hạ tầng số phục vụ công tác cấp và tra cứu chứng nhận Apostille:
+ Nộp hồ sơ đa kênh: Người dân có thể lựa chọn nộp trực tiếp tại Bộ phận Một cửa, nộp qua dịch vụ bưu chính, hoặc nộp trực tuyến toàn trình trên Cổng Dịch vụ công quốc gia và Ứng dụng định danh quốc gia (VNeID).
+ Chứng nhận e-Apostille: Chứng nhận Apostille điện tử được tích hợp trực tiếp vào giấy tờ công điện tử, ký bằng chữ ký số chuyên dùng công vụ, gắn dấu thời gian và bảo đảm tính toàn vẹn tuyệt đối.
+ Tra cứu tức thì qua Sổ đăng ký điện tử: Mọi chứng nhận Apostille do Việt Nam cấp đều được tích hợp mã QR liên kết trực tiếp với Kho dữ liệu và Sổ đăng ký điện tử (e-Register) do Bộ Ngoại giao quản lý. Việc tra cứu, xác minh tính xác thực có thể thực hiện công khai 24/7, không yêu cầu đăng ký tài khoản.
- Rút ngắn tối đa thời hạn giải quyết thủ tục:
Thời hạn xử lý hồ sơ cấp chứng nhận Apostille được quy định cụ thể, rõ ràng, cắt giảm đáng kể so với thủ tục chứng nhận lãnh sự truyền thống (Điều 17), cụ thể như sau:
|
Số lượng giấy tờ trong hồ sơ |
Hồ sơ giấy (Nộp trực tiếp/Bưu chính) |
Hồ sơ điện tử (Nộp trực tuyến) |
|
Từ 01 đến 04 giấy tờ |
01 ngày làm việc |
Trong ngày làm việc |
|
Từ 05 đến 09 giấy tờ |
02 ngày làm việc |
01 ngày làm việc |
|
Từ 10 giấy tờ trở lên |
04 ngày làm việc |
03 ngày làm việc |
Bên cạnh đó, việc áp dụng Công ước Apostille và ban hành Nghị định số 293/2026/NĐ-CP mang lại những lợi ích to lớn trên nhiều phương diện:
Tối ưu hóa chi phí và thời gian: Việc bỏ qua khâu hợp pháp hóa tại cơ quan đại diện ngoại giao nước ngoài giúp tiết kiệm hàng triệu đồng lệ phí, cước phí đi lại và dịch thuật không cần thiết cho mỗi bộ hồ sơ.
Thúc đẩy dòng chảy thương mại và đầu tư: Các nhà đầu tư nước ngoài khi vào Việt Nam (hoặc doanh nghiệp Việt Nam ra nước ngoài) có thể nhanh chóng hoàn thiện hồ sơ pháp lý, đăng ký kinh doanh, góp vốn, nộp hồ sơ thầu mà không bị nghẽn thủ tục xác thực giấy tờ.
Thuận lợi cho công dân trong các giao dịch dân sự: Học sinh, sinh viên du học, người lao động làm việc tại nước ngoài hoặc công dân thực hiện các thủ tục kết hôn, nuôi con nuôi, thừa kế có yếu tố nước ngoài sẽ giải quyết công việc nhanh chóng, thuận lợi hơn rất nhiều.
Nâng cao tính minh bạch và an toàn pháp lý: Thông qua mã QR và Sổ đăng ký điện tử công khai, tính xác thực của giấy tờ được đảm bảo an toàn tuyệt đối, loại bỏ nguy cơ sử dụng giấy tờ giả mạo.
Nghị định số 293/2026/NĐ-CP chính thức có hiệu lực thi hành từ ngày 11 tháng 9 năm 2026. Để bảo đảm tính liên tục và không gây xáo trộn đối với các thủ tục đang được thực hiện, Nghị định quy định rõ các cơ chế chuyển tiếp (Điều 36) như sau:
Đối với hồ sơ đang giải quyết: Hồ sơ đã tiếp nhận hợp lệ trước ngày 11 tháng 9 năm 2026 tiếp tục được giải quyết và trả kết quả theo quy định về chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự trước đây.
Bảo lưu giá trị giấy tờ đã chứng nhận: Giấy tờ công của nước ngoài đã được hợp pháp hóa lãnh sự trước ngày Nghị định có hiệu lực tiếp tục được sử dụng hợp pháp tại Việt Nam mà không cần đổi sang Apostille.
Chuyển đổi linh hoạt: Giấy tờ công của Việt Nam đã chứng nhận lãnh sự trước đây, nếu cần sử dụng tại quốc gia thành viên Công ước, người dân có thể đề nghị cấp Apostille trực tiếp mà không phải làm lại giấy tờ gốc.
Tóm lại, Nghị định số 293/2026/NĐ-CP là minh chứng sinh động cho quyết tâm cải cách hành chính, xây dựng một nền hành chính phục vụ, hiện đại và hội nhập của Chính phủ Việt Nam; đồng thời là bước đột phá trong hội nhập quốc tế, hiện đại hóa công tác xác thực giấy tờ công và cải cách thủ tục hành chính tại Việt Nam. Việc thực thi hiệu quả Công ước Apostille không chỉ giải phóng nguồn lực, giảm bớt gánh nặng chi phí cho xã hội mà còn nâng cao vị thế và uy tín pháp lý của Việt Nam trên trường quốc tế.
Tác giả: Hữu Ngọc
