Ngày 01/4/2026, Chính phủ ban hành Nghị định số 109/2026/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực bổ trợ tư pháp; hành chính tư pháp; hôn nhân và gia đình; thi hành án dân sự; phục hồi, phá sản doanh nghiệp, hợp tác xã. Nghị định này có hiệu lực thi hành từ ngày 18 tháng 5 năm 2026. Theo đó tại Điều 17 quy định mức phạt tiền đối với hành vi vi phạm quy định về hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng như sau:
1. Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 7.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:
- Không niêm yết hoặc niêm yết không đầy đủ lịch làm việc; thủ tục công chứng; nội quy tiếp người yêu cầu công chứng; phí công chứng, phí, giá dịch vụ theo yêu cầu liên quan đến việc công chứng và chi phí khác tại trụ sở của tổ chức mình;
- Đăng báo nội dung đăng ký hoạt động không đúng thời hạn hoặc không đầy đủ nội dung hoặc không đúng số lần theo quy định;
- Thực hiện không đúng hoặc không đầy đủ chế độ báo cáo; báo cáo không chính xác về tình hình tổ chức và hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng;
- Lập, quản lý, sử dụng sổ hoặc sử dụng biểu mẫu trong hoạt động công chứng không đúng quy định;
- Lưu trữ hồ sơ công chứng không đúng quy định;
- Sử dụng biển hiệu không đúng mẫu hoặc nội dung biển hiệu không đúng giấy đăng ký hoạt động;
- Phân công công chứng viên hướng dẫn tập sự không đúng quy định;
- Từ chối tiếp nhận người tập sự hành nghề công chứng do Sở Tư pháp chỉ định mà không có lý do chính đáng;
- Từ chối nhận lưu giữ di chúc mà không có lý do chính đáng hoặc từ chối tiếp nhận yêu cầu công bố di chúc khi có yêu cầu hợp lệ từ người thừa kế;
- Không duy trì việc đáp ứng điều kiện về trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng theo quy định;
- Không ghi số văn bản công chứng hoặc không đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng vào văn bản công chứng đã có chữ ký của công chứng viên hoặc không đóng dấu giáp lai giữa các tờ đối với văn bản công chứng có từ 02 tờ trở lên hoặc không giao bản gốc văn bản công chứng cho người yêu cầu công chứng;
- Không mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp liên tục cho công chứng viên của tổ chức mình;
- Không tạo điều kiện cho công chứng viên của tổ chức mình tham gia bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng hằng năm;
- Không đề nghị cấp lại thẻ công chứng viên cho công chứng viên trong trường hợp tổ chức hành nghề công chứng thay đổi tên gọi;
- Vi phạm quy định về thông báo và gửi bản sao hợp đồng bảo hiểm, hợp đồng thay đổi, gia hạn hợp đồng bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp của công chứng viên cho Sở Tư pháp khi mua bảo hiểm hoặc thay đổi, gia hạn hợp đồng bảo hiểm;
- Không phân công công chứng viên của tổ chức mình thực hiện việc công bố di chúc hoặc phân công trong trường hợp người lập di chúc đã chỉ định công chứng viên khác hiện đang hành nghề tại tổ chức hành nghề công chứng đó là người công bố di chúc;
- Không xác nhận và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng vào bản sao di chúc về việc sao từ hồ sơ gửi giữ di chúc.
2. Phạt tiền từ 7.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:
- Đăng ký hoạt động không đúng thời hạn theo quy định;
- Không đăng báo nội dung đăng ký hoạt động theo quy định;
- Không thực hiện chế độ báo cáo theo quy định;
- Không có biển hiệu theo quy định;
- Không lập sổ trong hoạt động công chứng theo quy định;
- Thu giá dịch vụ theo yêu cầu liên quan đến việc công chứng cao hơn mức giá tối đa do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ban hành hoặc cao hơn mức giá đã niêm yết; thu chi phí khác cao hơn mức chi phí đã thỏa thuận;
- Thu phí công chứng, các loại phí khác (nếu có) không đúng theo quy định;
- Không thực hiện chế độ làm việc theo ngày, giờ làm việc của cơ quan hành chính nhà nước, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác;
- Niêm yết việc thụ lý công chứng văn bản phân chia di sản không đúng thời hạn hoặc địa điểm hoặc nội dung theo quy định;
- Không chia sẻ thông tin lên phần mềm cơ sở dữ liệu công chứng về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch của tài sản và các thông tin khác về biện pháp ngăn chặn được áp dụng đối với tài sản có liên quan đến giao dịch do công chứng viên của tổ chức mình công chứng;
- Mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp không bảo đảm mức phí tối thiểu hoặc không đúng thời hạn hoặc không đầy đủ cho công chứng viên của tổ chức mình theo quy định;
- Không chụp ảnh người yêu cầu công chứng ký hoặc điểm chỉ vào văn bản công chứng trước sự chứng kiến của công chứng viên, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác; không bảo đảm các yêu cầu về ảnh chụp người yêu cầu công chứng ký hoặc điểm chỉ vào văn bản công chứng trước sự chứng kiến của công chứng viên.
3. Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:
- Tẩy xóa, sửa chữa làm sai lệch nội dung quyết định cho phép thành lập, giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng;
- Không mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên của tổ chức mình;
- Lưu trữ hồ sơ công chứng ngoài trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng khi chưa được sự đồng ý bằng văn bản của Sở Tư pháp;
- Không thực hiện việc tiếp nhận đầy đủ hồ sơ công chứng của Phòng công chứng bị giải thể hoặc Văn phòng công chứng chấm dứt hoạt động theo chỉ định của Sở Tư pháp;
- Tiếp nhận thành viên hợp danh mới hoặc chấm dứt tư cách thành viên hợp danh của Văn phòng công chứng không đúng quy định của pháp luật;
- Không bảo đảm công chứng viên, nhân viên của tổ chức mình thực hiện đúng quy định về ngày, giờ làm việc của tổ chức hành nghề công chứng;
- Không thỏa thuận với người lập di chúc về việc chuyển cho tổ chức hành nghề công chứng khác lưu giữ di chúc trước khi chấm dứt hoạt động, chuyển đổi hoặc giải thể; không trả lại di chúc và phí lưu giữ di chúc cho người lập di chúc trong trường hợp không có thỏa thuận hoặc không thỏa thuận được với người lập di chúc trước khi chấm dứt hoạt động, chuyển đổi, chuyển nhượng hoặc giải thể; không chuyển giao việc lưu giữ di chúc cho tổ chức hành nghề công chứng nhận bàn giao hồ sơ trong trường hợp không liên hệ được với người lập di chúc;
- Không xây dựng Điều lệ Văn phòng công chứng theo quy định;
- Không thực hiện việc chuyển đổi hồ sơ công chứng giấy thành thông điệp dữ liệu để lưu trữ điện tử theo quy định.
4. Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:
- Không đăng ký hoạt động theo quy định;
- Không đăng ký nội dung thay đổi về tên gọi của Văn phòng công chứng hoặc họ tên của Trưởng Văn phòng công chứng hoặc địa chỉ trụ sở hoặc danh sách công chứng viên hợp danh hoặc danh sách công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng của Văn phòng công chứng;
- Quảng cáo trên các phương tiện thông tin đại chúng về công chứng viên và tổ chức mình;
- Không niêm yết việc tiếp nhận công chứng văn bản phân chia di sản trước khi thực hiện việc công chứng;
- Không lưu trữ hồ sơ công chứng;
- Làm mất hồ sơ công chứng, di chúc đã nhận lưu giữ, trừ trường hợp vì lý do bất khả kháng;
- Trả tiền hoa hồng, chiết khấu cho người yêu cầu công chứng, người môi giới;
- Không tiếp nhận hồ sơ công chứng do Sở Tư pháp chỉ định theo quy định của pháp luật;
- Cung cấp dịch vụ công chứng điện tử khi chưa có đủ điều kiện theo quy định;
- Cung cấp dịch vụ công chứng điện tử cho người chưa đủ điều kiện sử dụng dịch vụ công chứng điện tử.
5. Phạt tiền từ 30.000.000 đồng đến 40.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:
- Hoạt động khi Văn phòng công chứng được hợp nhất, nhận chuyển nhượng, nhận sáp nhập mà chưa được cấp, cấp lại, thay đổi nội dung đăng ký hoạt động;
- Mở chi nhánh, văn phòng đại diện, cơ sở, địa điểm giao dịch khác ngoài trụ sở tổ chức hành nghề công chứng.
6. Phạt tiền từ 40.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:
- Không vào sổ công chứng đối với hồ sơ đã được công chứng;
- Thay đổi trụ sở của Văn phòng công chứng không đúng quy định;
- Nhận vốn góp vào Văn phòng công chứng mà người góp vốn không phải là công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng;
- Đầu tư toàn bộ hoặc góp vốn với tổ chức, cá nhân khác để thành lập, nhận chuyển nhượng Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo loại hình công ty hợp danh hoặc để thành lập hoặc mua Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo loại hình doanh nghiệp tư nhân;
- Thuê người không phải Trưởng Văn phòng công chứng điều hành hoặc cho thuê Văn phòng công chứng theo loại hình doanh nghiệp tư nhân;
- Cho người không đủ điều kiện hành nghề công chứng hoặc công chứng viên đang bị tạm đình chỉ hành nghề công chứng thực hiện việc công chứng, chứng thực tại tổ chức mình; cho công chứng viên thực hiện việc công chứng, chứng thực tại tổ chức mình khi tổ chức hành nghề công chứng bị thu hồi quyết định cho phép thành lập./.
Tác giả: Hồng Vân
