Ngày 18/03/2026, Ủy ban nhân dân thành phố Cần Thơ ban hành Quyết định số 1055/QĐ-UBND về việc ban hành Quy chế quản lý, vận hành, khai thác hệ thống Quản lý văn bản và điều hành thành phố Cần Thơ, có hiệu lực kể từ ngày ký. Theo đó, quy định đối tượng áp dụng bao gồm:
1. Ủy ban nhân dân thành phố, Sở, ban, ngành và đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Ủy ban nhân dân thành phố.
2. Đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc Sở, ban, ngành hoặc trực thuộc các đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Ủy ban nhân dân thành phố.
3. Ủy ban nhân dân xã, phường và các phòng chuyên môn, Trung tâm Phục vụ hành chính công thuộc Ủy ban nhân dân xã, phường.
Ngoài ra, Quyết định số 1055/QĐ-UBND không áp dụng đối với việc gửi, nhận, quản lý, lưu trữ các tài liệu, loại văn bản thuộc chế độ mật theo quy định hiện hành.
Đối với trách nhiệm các cơ quan, đơn vị sử dụng, Quyết định này xác định trách nhiệm của từng chủ thể trong quá trình sử dụng phần mềm. Người đứng đầu cơ quan, đơn vị chịu trách nhiệm tổ chức triển khai, kiểm tra, đôn đốc việc sử dụng hệ thống; bảo đảm tất cả văn bản, hồ sơ công việc được xử lý đúng quy trình trên phần mềm, hạn chế tối đa việc xử lý song song trên môi trường giấy, cụ thể:
1. Thủ trưởng cơ quan, đơn vị sử dụng chỉ đạo cán bộ, công chức, viên chức sử dụng hiệu quả Hệ thống QLVB; thường xuyên theo dõi, kiểm tra, đánh giá tình hình sử dụng nhằm kịp thời phát hiện, giải quyết các vướng mắc phát sinh.
2. Thường xuyên theo dõi, rà soát các tài khoản người dùng của cơ quan, đơn vị, kịp thời đề nghị cấp mới, thay đổi, hủy bỏ tài khoản người dùng của cơ quan, đơn vị ngay khi có thay đổi nhân sự.
3. Chỉ đạo cán bộ, công chức, viên chức thuộc thẩm quyền quản lý sử dụng tài khoản được cấp và bảo đảm tuân thủ các quy định của pháp luật về an toàn thông tin mạng, an ninh mạng và bảo mật hệ thống thông tin.
4. Thực hiện xây dựng và cung cấp các quy trình xử lý văn bản đến, văn bản đi thống nhất trong nội bộ đơn vị nhằm phục vụ cho việc cấu hình quy trình xử lý văn bản trên Hệ thống QLVB.
5. Tổ chức quán triệt, triển khai đầy đủ nội dung Quy chế này để sử dụng có hiệu quả Hệ thống QLVB và chứng thư số được cấp để bảo đảm việc tiếp nhận, xử lý, phát hành, quản lý văn bản điện tử trong nội bộ cơ quan, giữa các cơ quan và tổ chức được thống nhất, toàn diện.
6. Bố trí, phân công cán bộ, công chức, viên chức có chuyên môn về công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu công việc để duy trì hoạt động trao đổi, quản lý, xử lý văn bản điện tử trên môi trường mạng; kịp thời báo cáo, thông tin đến Sở Khoa học và Công nghệ để khắc phục lỗi, sự cố, nâng cấp (nếu có)
Đối với cán bộ, công chức, viên chức, việc sử dụng phần mềm QLVB là yêu cầu bắt buộc trong thực thi nhiệm vụ. Mỗi thao tác xử lý văn bản đều được ghi nhận trên hệ thống, gắn với trách nhiệm cá nhân, từ đó nâng cao ý thức chủ động, kỷ luật công vụ và tính minh bạch trong giải quyết công việc. Việc chậm xử lý, không cập nhật tiến độ hoặc không tuân thủ quy trình điện tử sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả chung của cơ quan./.
Tác giả: Đặng Ngọc – Sở Tư pháp
