Ngày 18 tháng 3 năm 2026, Ủy ban nhân dân thành phố ban hành Quyết định số 1055/QĐ-UBND Quy chế quản lý, vận hành, khai thác Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành thành phố Cần Thơ.
Quy chế này áp dụng đối với Ủy ban nhân dân thành phố, Sở, ban, ngành và đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Ủy ban nhân dân thành phố; đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc Sở, ban, ngành hoặc trực thuộc các đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Ủy ban nhân dân thành phố; Ủy ban nhân dân xã, phường và các phòng chuyên môn, Trung tâm Phục vụ hành chính công thuộc Ủy ban nhân dân xã, phường.
Quy chế quy định 06 nguyên tắc sử dụng Hệ thống QLVB:
Một là, việc tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử được thực hiện theo nguyên tắc quy định tại Điều 5 của Luật Giao dịch điện tử và tuân theo các quy định khác của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước, an ninh, an toàn thông tin và văn thư, lưu trữ.
Hai là, tất cả các văn bản điện tử thuộc thẩm quyền ban hành và giải quyết
của cơ quan nhà nước trong thành phố được phát hành, tiếp nhận thống nhất qua Hệ thống QLVB, trừ trường hợp bên gửi hoặc bên nhận chưa đáp ứng các yêu cầu về hạ tầng kỹ thuật, công nghệ, an toàn thông tin, giải pháp kết nối, liên thông để phát hành, tiếp nhận văn bản điện tử. Trường hợp văn bản khẩn cấp cần xử lý ngay nhưng Hệ thống QLVB gặp sự cố kỹ thuật hoặc mất kết nối, đơn vị phát hành văn bản giấy và thực hiện cập nhật bổ sung trên Hệ thống QLVB sau khi khắc phục sự cố.
Ba là, bên nhận có quyền từ chối tiếp nhận văn bản điện tử, nếu văn bản điện tử đó thuộc các trường hợp: không bảo đảm nguyên tắc, yêu cầu về phát hành, tiếp nhận, văn bản không đúng thẩm quyền, không liên quan đến đơn vị hoặc đã nhận được thông tin tương tự và chịu trách nhiệm về việc từ chối đó, đồng thời bên nhận phản hồi cho bên gửi được biết thông qua Hệ thống QLVB.
Bốn là, ứng dụng công nghệ thông tin, công nghệ số trong hoạt động của cơ quan và bảo đảm tuân thủ các quy định của pháp luật về hoạt động có nội dung thuộc bí mật nhà nước theo quy định của pháp luật.
Năm là, xử lý văn bản, hồ sơ công việc của cơ quan trên môi trường điện tử đúng quy trình để bảo vệ an toàn, bảo mật thông tin và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá nhân theo quy định của cấp có thẩm quyền.
Sáu là, hệ thống đảm bảo luồng dữ liệu thông suốt đến cấp xã theo Khung
Kiến trúc tổng thể quốc gia số. Mọi văn bản, điều hành tại cấp xã được số hóa và liên thông với cấp thành phố theo thời gian thực để phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo.
Quy chế còn quy định trường hợp thu hồi văn bản điện tử, bên gửi cần thông báo trên Hệ thống QLVB (phát hành văn bản thu hồi) cho bên nhận biết để xử lý văn bản điện tử được thu hồi. Bên nhận thực hiện hủy bỏ văn bản điện tử được thu hồi đó trên Hệ thống QLVB, đồng thời thông báo việc đã xử lý văn bản điện tử được thu hồi thông qua Hệ thống QLVB để bên gửi biết.
Quy chế còn quy định về trách nhiệm của Sở Khoa học và Công nghệ; Sở Nội vụ; Sở Tài chính; các cơ quan, đơn vị sử dụng. Riêng cán bộ, công chức, viên chức các cơ quan, đơn vị, Quy chế quy định trách nhiệm sau:
Một là, thường xuyên sử dụng Hệ thống QLVB theo tài khoản được cấp để giải quyết công việc được giao, tạo lập hồ sơ công việc và xử lý theo đúng quy trình, thời gian được cơ quan, đơn vị quy định, thực hiện việc quản lý và sử dụng tài khoản cá nhân theo quy định của cơ quan, đơn vị.
Hai là, phối hợp cung cấp các thông tin cụ thể (số văn bản, cơ quan ban hành, tài khoản, nội dung lỗi,…) khi yêu cầu hỗ trợ về kỹ thuật hoặc lỗi phát sinh trong quá trình sử dụng Hệ thống QLVB.
Ba là, thực hiện việc quản lý và sử dụng tài khoản được cấp trên Hệ thống
QLVB, bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin của tổ chức, cá nhân, thay đổi mật khẩu định kỳ tối thiểu 03 (ba) tháng một lần hoặc khi có yêu cầu về bảo mật và tuân thủ các quy định hiện hành về an toàn thông tin mạng, an ninh mạng và bảo vệ hệ thống thông tin.
Bốn là, tham gia đầy đủ, nghiêm túc các buổi tập huấn, hướng dẫn sử dụng,
thường xuyên nâng cao kỹ năng công nghệ thông tin để khai thác, sử dụng và vận hành Hệ thống QLVB đạt hiệu quả./.
tác giả: Nguyễn Phương
