Ngày 19/1/2026 Chính phủ đã ban hành Nghị định 27/2026/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 1/7/2026. Thống nhất sử dụng số định danh cá nhân làm mã định danh hồ sơ điện tử cán bộ, công chức, viên chức
Nghị định 27/2026/NĐ-CP quy định rõ trách nhiệm của các bên liên quan trong việc duy trì tính chính xác và Sử dụng hồ sơ điện tử của cán bộ, công chức, viên chức. Đưa ra các quy định quan trọng nhằm thúc đẩy việc sử dụng hồ sơ điện tử thay thế hồ sơ giấy trong công tác quản lý nhân sự cụ thể:
- Giá trị pháp lý và nguyên tắc sử dụng:
+ Thay thế hồ sơ giấy: Các thành phần hồ sơ điện tử trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về CBCCVC được sử dụng thay thế các thành phần hồ hồ sơ giấy trong công tác quản lý CBCCVC theo quy định của pháp luật.
+ Không yêu cầu cung cấp lại: Cơ quan quản lý và sử dụng CBCCVC không được yêu cầu cán bộ, công chức, viên chức cung cấp lại thông tin, thành phần hồ sơ đã có trong Cơ sở dữ liệu quốc gia, trừ trường hợp cần thiết để đảm bảo quyền, lợi ích hợp pháp.
+ Trường hợp phát hiện sai lệch: Các bên có trách nhiệm cập nhật, chỉnh sửa ngay thông tin sai lệch thuộc phạm vi thẩm quyền của mình.
- Quy trình chuyển đổi và khai thác:
+ Chuyển đổi sang bản giấy: Trường hợp yêu cầu nghiệp vụ bắt buộc phải dùng hồ sơ giấy, cơ quan quản lý sẽ khai thác hồ sơ điện tử từ Cơ sở dữ liệu, sau đó thực hiện chuyển đổi sang bản giấy theo đúng quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
+ Miễn chuẩn bị hồ sơ: Cán bộ, công chức, viên chức không phải chuẩn bị lại các thành phần hồ sơ đã có sẵn trong hồ sơ điện tử.
- Quy định về quyền truy cập và bảo mật:
+ Sự đồng ý của cá nhân: Cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền chỉ được truy cập, xem hồ sơ điện tử của CBCCVC khi được người đó đồng ý bằng thông điệp điện tử. Cá nhân có quyền rút lại sự đồng ý này.
+ Trường hợp đặc biệt: Đối với công tác cán bộ, cơ quan quản lý được phép truy cập trong phạm vi thẩm quyền và nhiệm vụ được giao, nhưng phải có nghĩa vụ bảo mật thông tin, bảo vệ dữ liệu cá nhân theo quy định pháp luật./.
Tác giả: Ngọc Phụng
