Ngày 18 tháng 9 năm 2025, Ủy ban nhân dân thành phố ban hành Công văn số 1308/UBND-NC về việc tăng cường bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ trong mùa mưa bão, ngập lụt.
Theo đó, Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố yêu cầu Thủ trưởng cơ quan, đơn vị, địa phương nêu trên nghiêm túc thực hiện một số nội dung sau:
- Thường xuyên tuyên truyền phổ biến, quán triệt đến toàn thể công chức, viên chức và người lao động trong cơ quan, đơn vị thuộc quyền quản lý nhăm nâng cao ý thức trách nhiệm của cá nhân về bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ trong mùa mưa bão, đặc biệt đối với công chức, viên chức và những người trực tiếp làm công việc liên quan đến hồ sơ, tài liệu lưu trữ.
- Chủ động theo dõi, cập nhật diễn biến về mưa bão, ngập lụt trên các phương tiện thông tin đại chúng và chấp hành nghiêm hướng dẫn, cảnh báo về diễn biến thiên tai, mưa bão, ngập lụt của cơ quan chức năng để chủ động có phương án bảo vệ an toàn hồ sơ, tài liệu lưu trữ, hạn chế tối đa thiệt hại do mưa bão, ngập lụt gây ra.
- Đối với cơ quan, đơn vị, địa phương đã có kho lưu trữ tiếp tục cải tạo, nâng cấp, bố trí trang thiết bị nhằm bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ; đối với cơ quan, đơn vị, địa phương chưa có kho lưu trữ khẩn trương bố trí kho lưu trữ có diện tích phù hợp với điều kiện của cơ quan, đơn vị, địa phương để thu thập, bảo quản an toàn tuyệt đối cho tài liệu lưu trữ; đối với cơ quan, đơn vị, địa phương đang bố trí kho lưu trữ tạm cần tiến hành việc chống thấm, dột, thông gió, di 2 chuyển hoặc kê, đặt tài liệu, hồ sơ lên giá, kệ cao, không để gần của sổ nhằm đảm bảo tài liệu không bị thấm ướt, ẩm mốc, đồng thời, ngắt toàn bộ hệ thống điện của kho lưu trữ khi không ra vào kho.
- Bổ trí lực lượng và xây dựng phương án bảo vệ các phòng, kho lưu trữ để đảm bảo ứng cứu, xử lý nhanh nhất các tình huống khẩn cấp xảy ra; kịp thời xây dựng, bổ sung phương án phòng chống mưa bão, ngập lụt và nội quy của kho lưu trữ; thường xuyên kiểm tra các phòng, kho lưu trữ, sắp xếp tài liệu gọn gàng, khoa học, không để tài liệu ở nơi có khả năng bị thấm nước; kiểm tra, giám sát, phòng ngừa, khắc phục, củng cố hệ thống cửa, hệ thống điện, hệ thống chống sét và tiếp địa an toàn, hệ thống thoát nước và cây xanh trong trụ sở cơ quan, đơn vị, địa phương.
- Thực hiện chế độ nộp lưu và bảo quản tài liệu lưu trữ theo đúng quy định hiện hành, tránh để hồ sơ, tài liệu tồn đọng tại phòng làm việc. Đặc biệt đối với cơ quan, đơn vị, địa phương sau sáp nhập chưa thực hiện việc thu thập tài liệu về Kho lưu trữ để bảo quản theo quy định, phải chủ động có biện pháp tập kết tài liệu về một địa điểm và có phương án để đảm bảo an toàn tài liệu trong mùa mưa bão, ngập lụt. Thực hiện giao nộp hồ sơ tài liệu vào Lưu trữ lịch sử và tiêu hủy tài liệu hết giá trị để giảm bớt khối lượng tài liệu tại Kho lưu trữ cơ quan.
- Trong trường hợp hồ sơ, tài liệu lưu trữ bị hư hỏng, mất mát, thấm ướt và ẩm mốc do mưa bão, ngập lụt gây ra, để nghị cơ quan, đơn vị, địa phương chủ động xử lý tại chỗ, đồng thời, báo cáo Sở Nội vụ để tổng hợp báo cáo Ủy ban nhân dân thành phố kịp thời chỉ đạo các biện pháp khắc phục thiệt hại.
Giao Thủ trưởng cơ quan, đơn vị, địa phương nêu trên tổ chức triển khai thực hiện./.
Trần Kiều-Sở Tư pháp
