Quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng, chia sẻ cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực trên địa bàn thành phố Cần Thơ

…

3. Cơ sở dữ liệu công chứng của địa phương bao gồm thông tin về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch của tài sản, các thông tin về biện pháp ngăn chặn và cảnh báo rủi ro trong hoạt động công chứng, thông tin về giao dịch đã được công chứng, văn bản công chứng và tài liệu liên quan trong hồ sơ công chứng.

Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có trách nhiệm xây dựng cơ sở dữ liệu công chứng của địa phương; ban hành quy chế quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng, chia sẻ cơ sở dữ liệu công chứng của địa phương”.

Đồng thời, tại khoản 19 Điều 1 Nghị quyết số 202/2025/QH15 ngày 12 tháng 6 năm 2025 của Quốc hội về việc sắp xếp đơn vị hành chính cấp tỉnh quy định “19. Sắp xếp toàn bộ diện tích tự nhiên, quy mô dân số của thành phố Cần Thơ, tỉnh Sóc Trăng và tỉnh Hậu Giang thành thành phố mới có tên gọi là thành phố Cần Thơ…”. Tại điểm b khoản 2 Điều 54 Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật số 64/2025/QH15 được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 87/2025/QH15 quy định: “b) Trường hợp nhiều đơn vị hành chính được nhập thành một đơn vị hành chính mới cùng cấp thì văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân của đơn vị hành chính được nhập tiếp tục có hiệu lực trong phạm vi đơn vị hành chính đó cho đến khi Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân của đơn vị hành chính mới ban hành văn bản hành chính để quyết định việc áp dụng hoặc bãi bỏ văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân của đơn vị hành chính được nhập hoặc ban hành văn bản quy phạm pháp luật mới;”.

Vì vậy, việc ban hành một quyết định mới, thống nhất là rất cần thiết. Quyết định này sẽ thay thế ba văn bản cũ, tạo ra một khuôn khổ pháp lý duy nhất cho toàn thành phố, góp phần xây dựng một nền hành chính công minh bạch, hiệu quả, phục vụ tốt hơn nhu cầu của người dân và doanh nghiệp trên địa bàn thành phố Cần Thơ mới.

+ Cơ sở thực tiễn:

Luật Công chứng năm 2024 có hiệu lực từ ngày 01/7/2025 thay thế Luật Công chứng 2014 đã bổ sung các điều khoản quy định về Công chứng điện tử và cơ sở dữ liệu công chứng, tạo hành lang pháp lý cho việc chuyển đổi số hoạt động công chứng. Bên cạnh đó, việc xây dựng cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực nhằm mục đích tăng tính minh bạch trong quá trình áp dụng pháp luật, giúp người dân và doanh nghiệp thuận lợi trong việc xác định các giao dịch phải công chứng, chứng thực cũng như hỗ trợ công tác quản lý nhà nước.

Cơ sở dữ liệu là công cụ hữu hiệu để các tổ chức hành nghề công chứng và cơ quan quản lý nhà nước tra cứu thông tin về tài sản, tình trạng giao dịch, và các biện pháp ngăn chặn, từ đó phòng ngừa rủi ro, tránh tình trạng công chứng, chứng thực trùng lặp hoặc giao dịch với tài sản đã bị ngăn chặn, đảm bảo an toàn pháp lý cho hợp đồng, giao dịch.

Bên cạnh đó, việc sắp xếp đơn vị hành chính cấp tỉnh tạo ra  yêu cầu thực tiễn cần xây dựng một Quyết định chung để quy định việc quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng, chia sẻ Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực thống nhất, đảm bảo tính liên tục, không gián đoạn và dễ dàng truy xuất hồ sơ đã thực hiện trước đó tại các đơn vị hành chính cũ; là nền tảng để Sở Tư pháp tăng cường khả năng kiểm tra, giám sát hoạt động công chứng, chứng thực, phục vụ cho công tác thống kê, báo cáo chính xác và thuận tiện hơn, đồng thời để các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn hoạt động đồng bộ, tránh chồng chéo hoặc khác biệt trong quy trình.

Từ những cơ sở trên, việc xây dựng dự thảo Quyết định ban hành Quy chế quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng, chia sẻ cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực trên địa bàn thành phố Cần Thơ là cần thiết.

- Mục đích ban hành:

Việc ban hành Quyết định ban hành Quy chế quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng, chia sẻ cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực trên địa bàn thành phố Cần Thơ nhằm thiết lập một hệ thống pháp lý duy nhất, đồng bộ và tập trung cho thành phố Cần Thơ, thay thế cho các quyết định trước đây của ba tỉnh, thành phố (Cần Thơ, Hậu Giang, Sóc Trăng cũ).