Ngày 23 tháng 7 năm 2026, Chính phủ ban hành Nghị định số 293/2026/NĐ-CP hướng dẫn thực thi Công ước La Hay ngày 05 tháng 10 năm 1961 về miễn hợp pháp hóa đối với giấy tờ công của nước ngoài (Công ước Apostille). Nghị định này có hiệu lực thi hành từ ngày 11 tháng 9 năm 2026. Theo đó Nghị định này quy định việc xác minh tính xác thực giấy tờ công của nước ngoài như sau:
- Cơ quan cấp Apostille thực hiện xác minh tính xác thực của giấy tờ công khi thuộc một trong các trường hợp sau đây:
+ Chữ ký, con dấu, chức danh và thẩm quyền trên giấy tờ công chưa có trong thông tin, dữ liệu về con dấu, chữ ký, chức danh và thẩm quyền quy định tại Điều 23 Nghị định này hoặc chưa được giới thiệu chính thức tới Bộ Ngoại giao;
+ Có căn cứ hợp lý nghi ngờ về tính xác thực của giấy tờ, bao gồm cả trường hợp giấy tờ có dấu hiệu giả mạo, bị tẩy xóa hoặc sửa chữa trái phép;
+ Có thông tin, dấu hiệu hoặc phản ánh về việc giấy tờ công thuộc diện không được phép đưa ra nước ngoài hoặc bị hạn chế sử dụng tại nước ngoài theo quy định của pháp luật chuyên ngành.
- Khi hồ sơ thuộc trường hợp quy định tại khoản 1 Điều 15 Nghị định này, Cơ quan cấp Apostille tạm dừng việc giải quyết đối với giấy tờ có nghi vấn, thông báo cho người đề nghị về việc xác minh, nêu rõ lý do, thời gian dự kiến xác minh và gửi văn bản đề nghị xác minh như sau:
+ Đối với trường hợp quy định tại điểm a và điểm b khoản 1 Điều 15 Nghị định này này: gửi đến cơ quan, tổ chức đã cấp giấy tờ hoặc cơ quan quản lý nhà nước cấp trên của cơ quan đó để xác nhận tính xác thực của giấy tờ, con dấu, chữ ký, chức danh và thẩm quyền; không yêu cầu người đề nghị nộp thêm tài liệu;
+ Đối với trường hợp quy định tại điểm c khoản 1 Điều 15 Nghị định này này: gửi đến cơ quan nhà nước có thẩm quyền quản lý lĩnh vực liên quan để xác nhận tình trạng lưu hành của giấy tờ.
- Cơ quan được đề nghị xác minh có trách nhiệm trả lời bằng văn bản trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đề nghị; trường hợp phức tạp, thời hạn không quá 10 ngày làm việc và phải thông báo lý do cho cơ quan đã gửi đề nghị.
- Ngay sau khi nhận được kết quả xác minh bằng văn bản, Cơ quan cấp Apostille xử lý như sau:
+ Trường hợp kết quả xác nhận tính xác thực và giấy tờ đủ điều kiện lưu hành, Cơ quan cấp Apostille cấp chứng nhận Apostille theo quy định tại Điều 16 Nghị định này;
+ Trường hợp kết quả xác nhận giấy tờ không xác thực, Cơ quan cấp Apostille từ chối cấp chứng nhận Apostille và trả lại giấy tờ cho người đề nghị, thông báo theo quy định tại Điều 18 Nghị định này; trường hợp giấy tờ có yếu tố giả mạo hoặc được cấp bởi cơ quan, tổ chức không có thẩm quyền, Cơ quan cấp Apostille từ chối cấp và thực hiện lưu giữ, chuyển hồ sơ theo quy định tại khoản 4 Điều 18 Nghị định này;
+ Trường hợp giấy tờ là xác thực nhưng thuộc diện không được phép đưa ra nước ngoài hoặc bị hạn chế sử dụng tại nước ngoài theo quy định của pháp luật chuyên ngành, Cơ quan cấp Apostille từ chối cấp chứng nhận Apostille, thông báo theo quy định tại Điều 18 Nghị định này và chuyển hồ sơ cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền quản lý lĩnh vực liên quan để xử lý theo quy định của pháp luật chuyên ngành.
- Trường hợp hết thời hạn xác minh mà không nhận được kết quả trả lời, việc xử lý được thực hiện như sau:
+ Sau 15 ngày kể từ ngày gửi văn bản đề nghị xác minh mà chưa nhận được trả lời, Cơ quan cấp Apostille có trách nhiệm đôn đốc cơ quan được đề nghị xác minh;
+ Sau 30 ngày kể từ ngày gửi văn bản đề nghị xác minh mà không nhận được kết quả trả lời, Cơ quan cấp Apostille thông báo bằng văn bản cho người đề nghị về quá trình xác minh và trả lại hồ sơ kèm theo giấy tờ công;
+ Trường hợp nhận được kết quả xác minh sau thời hạn quy định tại điểm b khoản này và hồ sơ đã được trả lại, Cơ quan cấp Apostille thông báo cho người đề nghị để nộp lại hồ sơ theo quy định tại Điều 12 Nghị định này.
Đồng thời Nghị định này cũng quy định các loại giấy tờ không thuộc phạm vi hoặc không đủ điều kiện cấp chứng nhận Apostille như sau:
- Các giấy tờ sau đây không thuộc phạm vi cấp chứng nhận Apostille:
+ Giấy tờ do viên chức ngoại giao hoặc viên chức lãnh sự của Việt Nam lập, cấp trong quá trình thực hiện chức năng ngoại giao, lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam và pháp luật quốc tế;
+ Giấy tờ hành chính liên quan trực tiếp đến hoạt động thương mại hoặc hải quan, trừ giấy tờ mà trước ngày Công ước Apostille có hiệu lực đối với nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam thuộc diện được chứng nhận lãnh sự theo quy định của pháp luật về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự. Bộ Ngoại giao xác định cụ thể giấy tờ quy định tại điểm này tại danh mục quy định tại khoản 7 Điều 30 Nghị định này;
+ Giấy tờ không do cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền lập, cấp hoặc chứng nhận trong khi thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định của pháp luật và chưa được công chứng, chứng thực;
+ Giấy tờ công do cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền của nước ngoài lập, cấp hoặc chứng nhận.
- Các giấy tờ sau đây không đủ điều kiện cấp chứng nhận Apostille:
+ Giấy tờ bị tẩy xóa, sửa chữa hoặc làm sai lệch nội dung trái phép;
+ Giấy tờ có căn cứ xác định là giả mạo;
+ Giấy tờ mà kết quả xác minh theo quy định tại Điều 15 Nghị định này xác định cơ quan có thẩm quyền không cấp giấy tờ đó, hoặc con dấu, chữ ký, chức danh, thẩm quyền trên giấy tờ không xác thực, không đúng thẩm quyền, không phải con dấu gốc, chữ ký gốc hoặc không phù hợp với mẫu đã đăng ký;
+ Giấy tờ công đã bị tuyên bố vô hiệu, thu hồi, hủy bỏ hoặc bị xác định là được cấp trái pháp luật theo quyết định, bản án hoặc văn bản có hiệu lực pháp luật của cơ quan nhà nước có thẩm quyền;
+ Giấy tờ công thuộc diện không được đưa ra nước ngoài theo quy định của pháp luật Việt Nam;
+ Giấy tờ công của Việt Nam ở dạng dữ liệu điện tử không có chữ ký số hợp lệ của cơ quan, tổ chức, người có thẩm quyền hoặc chữ ký số không đáp ứng định dạng kỹ thuật theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Về đối tượng áp dụng:
Nghị định này áp dụng đối với cơ quan, tổ chức, cá nhân đề nghị cấp chứng nhận Apostille; cơ quan có thẩm quyền cấp chứng nhận Apostille của Việt Nam; cơ quan, tổ chức, cá nhân tiếp nhận, sử dụng tại Việt Nam giấy tờ công đã được cấp chứng nhận Apostille của Quốc gia thành viên Công ước; cơ quan, tổ chức khác có liên quan đến việc cấp, xác minh, quản lý nhà nước và hợp tác quốc tế về chứng nhận Apostille./.
Tác giả: Việt Phương
