Ngày 21/01/2026, Chính phủ ban hành Nghị định số 31/2026/NĐ-CP quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lưu trữ. Nghị định là bước cụ thể hóa quan trọng của Luật Lưu trữ và Luật Xử lý vi phạm hành chính, góp phần thiết lập kỷ cương, kỷ luật trong công tác lưu trữ từ Trung ương đến địa phương.
Trong bối cảnh yêu cầu quản lý hồ sơ, tài liệu ngày càng cao, đặc biệt là yêu cầu chuyển đổi số, thì việc xây dựng lưu trữ điện tử và bảo đảm an toàn thông tin có ý nghĩa hết sức cần thiết. Nghị định đã quy định tương đối đầy đủ, cụ thể các hành vi vi phạm hành chính trong lĩnh vực lưu trữ, mức xử phạt, thẩm quyền xử phạt cũng như biện pháp khắc phục hậu quả, qua đó khắc phục tình trạng buông lỏng quản lý, làm chưa đúng quy định về lưu trữ tại một số cơ quan, tổ chức trong thời gian qua.
Một trong những nội dung trọng tâm của Nghị định số 31/2026/NĐ-CP là quy định rõ các hành vi vi phạm hành chính trong lĩnh vực lưu trữ, bao quát toàn bộ các khâu của công tác lưu trữ, từ lập hồ sơ, quản lý hồ sơ, giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử đến việc bảo quản, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
Theo đó, các hành vi như: không lập hồ sơ công việc; lập hồ sơ không đầy đủ, không đúng quy định; không giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; giao nộp chậm hồ sơ, tài liệu; tiêu hủy tài liệu không đúng thẩm quyền, không đúng quy trình; làm mất, hư hỏng tài liệu lưu trữ; khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ trái quy định… đều được xác định rõ là hành vi vi phạm và có chế tài xử phạt tương ứng.
Nghị định số 31/2026/NĐ-CP quy định mức xử phạt tiền đối với từng nhóm hành vi vi phạm, bảo đảm tương xứng với tính chất, mức độ và hậu quả của hành vi vi phạm. Bên cạnh hình thức phạt tiền, Nghị định còn quy định các biện pháp khắc phục hậu quả như: buộc khôi phục tình trạng ban đầu của tài liệu; buộc nộp lại hồ sơ, tài liệu lưu trữ; buộc thực hiện việc chỉnh lý, bổ sung hồ sơ theo đúng quy định; buộc khắc phục tình trạng hư hỏng, mất mát tài liệu nếu có thể.
Thẩm quyền xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lưu trữ đượv Nghị định quy định cụ thể đối với từng chức danh, cơ quan có thẩm quyền, bảo đảm phù hợp với Luật Xử lý vi phạm hành chính cụ thể: Chủ tịch UBND các cấp; Chánh Thanh tra, thanh tra viên các bộ cơ quan ngang bộ; Giám đốc Sở Nội vụ…và các chức danh khác quy định tại Điều 19 Nghị định này. Việc phân định rõ thẩm quyền giúp nâng cao trách nhiệm của các cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ, đồng thời bảo đảm tính kịp thời, chính xác trong công tác xử lý vi phạm.
Thông qua việc ban hành và tổ chức thực hiện Nghị định số 31/2026/NĐ-CP, trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong công tác lưu trữ được đặt ra rõ ràng hơn. Việc tuân thủ nghiêm các quy định về lập hồ sơ, quản lý, bảo quản và khai thác tài liệu lưu trữ không chỉ là yêu cầu pháp lý, mà còn là tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị và cá nhân có liên quan.
Trong giai đoạn đẩy mạnh chuyển đổi số, Nghị định số 31/2026/NĐ-CP có vai trò quan trọng trong việc bảo đảm quản lý chặt chẽ hồ sơ, tài liệu, đặc biệt là tài liệu điện tử. Có thể khẳng định, Nghị định số 31/2026/NĐ-CP là cơ sở pháp lý quan trọng, góp phần tăng cường kỷ cương, kỷ luật trong lĩnh vực lưu trữ. Đồng thời, việc xử lý nghiêm các hành vi vi phạm trong lĩnh vực lưu trữ sẽ góp phần bảo đảm tính toàn vẹn, an toàn và khả năng khai thác lâu dài của tài liệu, phục vụ hiệu quả công tác quản lý nhà nước, điều hành và tạo nền tảng vững chắc cho việc phát triển hệ thống lưu trữ hiện đại./.
Tác giả: Đặng Ngọc – Sở Tư pháp
