Ngày 06/5/2026, Bộ trưởng Bộ Ngoại giao ban hành Thông tư số 03/2026/TT-BNG quy định về phân cấp thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự cho Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.
Thông tư này quy định về phạm vi, nội dung phân cấp thẩm quyền thực hiện thủ tục hành chính về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự và trách nhiệm của các cơ quan liên quan trong việc tổ chức thực hiện. Thông tư này áp dụng đối với Cục Lãnh sự, Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh, Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương được phân cấp (sau đây gọi chung là Ủy ban nhân dân cấp tỉnh) và các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan.
Tại Thông tư quy định về nguyên tắc phân cấp như sau:
- Bảo đảm thống nhất quản lý nhà nước về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự; phù hợp với Hiến pháp và các quy định của pháp luật về tổ chức bộ máy nhà nước.
- Bảo đảm việc phân cấp phù hợp với năng lực của địa phương, gắn với bảo đảm điều kiện thực hiện và yêu cầu nâng cao hiệu quả giải quyết thủ tục hành chính.
- Bảo đảm phân cấp đi đôi với trách nhiệm của cơ quan được phân cấp; tăng cường trách nhiệm giải trình, đồng thời thiết lập cơ chế kiểm tra, giám sát và bảo đảm tuân thủ quy định của pháp luật về phân cấp, ủy quyền trong quá trình tổ chức thực hiện.
1. Phân cấp thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả
- Thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự được phân cấp cho Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, gồm: Hà Tĩnh, Lào Cai, Huế, Lạng Sơn, Thanh Hóa, Phú Thọ, Quảng Trị, Quảng Ninh và Đồng Nai.
- Ủy ban nhân dân cấp tỉnh được phân cấp quy định trên ủy quyền cho người đứng đầu cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thực hiện các nhiệm vụ được phân cấp theo quy định của pháp luật về tổ chức chính quyền địa phương; việc ủy quyền không làm thay đổi thẩm quyền của cơ quan được phân cấp và không được coi là việc phân cấp lại thẩm quyền.
- Nội dung thực hiện:
+ Hướng dẫn tổ chức, cá nhân chuẩn bị hồ sơ theo quy định tương ứng tại khoản 1 Điều 11 hoặc khoản 1 Điều 14 Nghị định số 111/2011/NĐ-CP của Chính phủ về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 196/2025/NĐ-CP; kiểm tra sơ bộ tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ; tiếp nhận hồ sơ và thu phí theo quy định của pháp luật.
+ Trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ khi tiếp nhận hồ sơ hợp lệ, cơ quan tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm chuyển hồ sơ qua dịch vụ bưu chính đến Cục Lãnh sự hoặc Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh để giải quyết; thời hạn quy định tại điểm này và thời gian chuyển hồ sơ, chuyển trả kết quả qua dịch vụ bưu chính không tính vào thời gian giải quyết thủ tục chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.
+ Tiếp nhận kết quả từ Cục Lãnh sự hoặc Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh và trả cho tổ chức, cá nhân theo quy định; hướng dẫn, giải thích cho tổ chức, cá nhân trong trường hợp hồ sơ bị từ chối giải quyết.
2. Phân cấp toàn bộ thẩm quyền giải quyết thủ tục
- Thẩm quyền thực hiện toàn bộ quy trình giải quyết thủ tục chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự được phân cấp cho Ủy ban nhân dân các thành phố trực thuộc trung ương, gồm: Hải Phòng, Đà Nẵng và Cần Thơ.
- Ủy ban nhân dân được phân cấp quy định trên ủy quyền cho người đứng đầu cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thực hiện các nhiệm vụ được phân cấp theo quy định của pháp luật về tổ chức chính quyền địa phương; việc ủy quyền không làm thay đổi thẩm quyền của cơ quan được phân cấp và không được coi là việc phân cấp lại thẩm quyền.
- Việc giải quyết thủ tục quy định tại Điều này được thực hiện theo quy định tương ứng tại Điều 11, Điều 14 hoặc Điều 15a Nghị định số 111/2011/NĐ-CP của Chính phủ về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 196/2025/NĐ-CP.
Ngoài ra, tại Thông tư quy định trách nhiệm của các cơ quan liên quan như sau:
1. Trách nhiệm của Cục Lãnh sự
- Tiếp nhận hồ sơ chuyển đến từ các Cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh được phân cấp theo quy định tại Điều 3 Thông tư này; xử lý hồ sơ và chuyển trả kết quả đúng thời hạn quy định.
- Đào tạo, tập huấn và hướng dẫn nghiệp vụ về công tác chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự cho cán bộ, công chức, viên chức của Cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.
- Nâng cấp, cập nhật, quản lý, vận hành và chia sẻ dữ liệu chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự dùng chung trên hệ thống phần mềm nội bộ để Cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có thể sử dụng tra cứu, đối chiếu theo thẩm quyền.
- Thực hiện kiểm tra định kỳ 06 tháng một lần hoặc đột xuất đối với các Cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.
- Chủ trì, phối hợp với Cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh trong việc xác minh tính xác thực của tem chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo đề nghị của cơ quan có thẩm quyền trong và ngoài nước.
2. Trách nhiệm của Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh
- Tiếp nhận hồ sơ chuyển đến từ các Cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh theo quy định tại Điều 3 Thông tư này trong phạm vi địa bàn được phân công; xử lý hồ sơ và chuyển trả kết quả đúng thời hạn quy định.
- Phối hợp với Cục Lãnh sự hỗ trợ trực tiếp nghiệp vụ cho Ủy ban nhân dân cấp tỉnh tại các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương từ thành phố Đà Nẵng trở vào phía Nam theo phân công của Bộ trưởng Bộ Ngoại giao.
- Phối hợp với Cục Lãnh sự trong việc cập nhật, chia sẻ dữ liệu mẫu con dấu, chữ ký và thông tin chức danh của người có thẩm quyền trên hệ thống phần mềm dùng chung để Cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có thể tra cứu, đối chiếu theo thẩm quyền trong phạm vi được phân công.
- Thực hiện xác minh hoặc phối hợp với Cục Lãnh sự trong việc xác minh tính xác thực của tem chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo đề nghị của cơ quan có thẩm quyền trong và ngoài nước trong phạm vi được phân công.
3. Trách nhiệm của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh
- Ban hành văn bản ủy quyền cho người đứng đầu Cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được phân cấp theo quy định của pháp luật.
- Chỉ đạo, kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụ được ủy quyền; chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng Bộ Ngoại giao và pháp luật về toàn bộ việc thực hiện nhiệm vụ đã được phân cấp trên địa bàn, kể cả trong trường hợp đã thực hiện ủy quyền cho Cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.
- Bảo đảm bố trí đủ nhân sự, kinh phí và cơ sở vật chất để Cơ quan chuyên môn được ủy quyền thực hiện đầy đủ, đúng quy định các nhiệm vụ được phân cấp.
- Chỉ đạo Cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh chủ trì, phối hợp với cơ quan có thẩm quyền của Bộ Ngoại giao trong việc xác minh tính xác thực của tem chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo đề nghị của cơ quan có thẩm quyền trong và ngoài nước.
Thông tư này có hiệu lực thi hành từ ngày 09 tháng 05 năm 2026./.
Tác giả: Hồng Vân
